Исходящее письмо – это официальный документ, который организация направляет внешним адресатам. Правильное оформление такого письма важно для поддержания деловой репутации и эффективной коммуникации. Рассмотрим основные правила составления исходящих писем.
Содержание
Структура исходящего письма
Стандартное исходящее письмо содержит следующие элементы:
- Шапка письма с реквизитами организации
- Дата отправки
- Регистрационный номер
- Сведения об адресате
- Заголовок (тема письма)
- Обращение
- Основной текст
- Заключительная часть
- Подпись
- Приложения (при наличии)
Образец оформления письма
| Отправитель: | ООО "Компания Пример" 123456, г. Москва, ул. Образцовая, 1 ИНН 1234567890, ОГРН 1234567890123 |
| Исх. № | 15-07/2024 |
| Дата | 15 июля 2024 г. |
| Кому | Генеральному директору ООО "Партнер" Петрову И.И. |
О коммерческом предложении
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на ваш запрос от 10.07.2024 направляем коммерческое предложение на поставку офисной мебели. В приложении вы найдете:
- Прайс-лист с актуальными ценами
- Каталог продукции
- Образцы договоров
Будем рады ответить на ваши вопросы по телефону +7 (495) 123-45-67.
С уважением,
Директор по продажам
ООО "Компания Пример"
Сидоров А.А.
Рекомендации по составлению
Оформление шапки
- Укажите полное наименование организации
- Включите основные реквизиты (ИНН, ОГРН)
- Проставьте исходящий номер и дату
Основной текст
- Излагайте информацию четко и лаконично
- Разбивайте текст на абзацы
- Используйте нумерованные списки для перечислений
Заключительная часть
- Укажите контактное лицо для связи
- Перечислите приложения (если есть)
- Проставьте подпись и печать (при необходимости)
Типичные ошибки
| Ошибка | Как исправить |
| Отсутствие регистрационного номера | Всегда присваивайте исходящий номер |
| Неточное указание адресата | Проверяйте должность и ФИО получателя |
| Многословность | Соблюдайте деловой стиль, избегайте лишних слов |
| Отсутствие подписи | Письмо должно быть подписано ответственным лицом |
Электронные исходящие письма
При отправке писем по электронной почте соблюдайте дополнительные правила:
- Используйте корпоративный email
- Указывайте понятную тему письма
- Прикрепляйте файлы в распространенных форматах (PDF, DOCX)
- Добавляйте электронную подпись (при необходимости)
Правильно оформленное исходящее письмо способствует эффективному деловому общению и создает положительный имидж вашей организации.
